In Blogs | De laatste marketingontwikkelingen, Marketing Technology, Online marketing strategie

Wat wel en niet te doen met e-mails sturen in het AVG-tijdperk

Het tijdperk van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) breekt eind mei aan. Met de komst van de AVG en de E-Privacywet worden de rechten op de privacy van zowel de consument als de zakelijke ontvanger uitgebreider. Gevolg? Bedrijven moeten de privacy van hun klanten, prospects en stakeholders, maar ook hun medewerkers centraal stellen in hun bedrijfsactiviteiten en niet onbelangrijk: in hun marketingactiviteiten.

Disclaimer: De informatie die hier gegeven wordt, is alleen om een beter begrip te geven wat de AVG voor marketeers kan betekenen. Dit blogartikel is alleen voor kennisdelingsdoeleinden en moet niet als juridisch advies beschouwd worden. Het advies is om een advocaat kundig op het vlak van de AVG te raadplegen om juridische conflicten te vermijden. Bij het lezen van dit artikel vrijwaar je Marketing Guys en de auteur voor alle juridische implicaties en kunnen zij niet verantwoordelijk worden gehouden voor enige actie met betrekking tot de informatie die in dit artikel wordt gedeeld.

Recentelijk kwam ik een handig blogartikel van Andrew Stellakis tegen over de ‘Do’s and dont’s of sending emails under GDPR. Omdat ik regelmatig vragen over dit onderwerp krijg, besloot ik op basis van deze blog een Nederlandse versie te schrijven met als grote hamvraag: Wat wel en niet te doen als het gaat om het versturen van mailings onder de AVG?

Wel en niet doen

Toestemming

Wel doen: Zoveel mogelijk toestemming vragen. Onder de AVG heb je een bewijslast. Het kunnen aantonen dat je toestemming van een persoon hebt om die per -mail te kunnen benaderen, is een sterk stuk bewijs.

Niet doen: Het e-mailen van personen die duidelijk hebben aangegeven geen contactmoment meer te willen hebben, die zich hebben uitgeschreven, zich op welke wijze dan ook een ‘opt-out’ hebben gedaan. Het mailen van deze personen is echt een no go.

Onderscheid B2B en B2C

Wel doen: Maak een onderscheid tussen zakelijke en consumenten mailings. De B2B e-mails zijn gericht op de rol van een persoon in een organisatie (inkoper, CEO, marketeer), terwijl B2C e-mails wél gericht zijn op individuen. Door bij B2B te focussen op de rol heb je minder te maken met intrinsieke persoonlijke data (geslacht, geboortedata, adres, enz.). Deze heb je wel bij consumenten en daarom moet je bij deze groep expliciete toestemming hebben om ze te benaderen.

Niet doen: Iemand klakkeloos commerciële e-mails gaan sturen, zodra ze je hun visitekaartje hebben gegeven. Stuur ze liever een persoonlijke e-mail en attendeer ze op de diverse informatiebronnen die je organisatie heeft. Nodig ze uit om voor hen relevante whitepapers te downloaden, blogs te lezen of op mailings te abonneren. Wanneer ze interesse hebben, melden ze zich vanzelf aan. Jij hebt op deze manier dan weer die benodigde toestemming vastgelegd.
Doe hetzelfde met consumenten. Als ze meedoen aan een wedstrijd of kans maken op een prijs, vraag dan gelijk hun toestemming om ze interessant nieuws of digitale content te sturen. Registreer die toestemming, zodat je bewijs hebt.

ZZP & Freelance = Consument

Wel doen: Bij ZZP-ers, freelancers en heel kleine bedrijven hanteer de regels die je ook bij consumenten hanteert. Je hebt hier te maken met natuurlijke personen, dus de organisatie is de persoon zelf. Zorg dat je bij hen ook expliciete opt-in toestemming hebt.

Niet doen: Ervan uitgaan dat alles wat je doet hen interesseert. Klanten die in het verleden iets bij je gekocht hebben of een aanvraag hebben ingediend, kun je wel mailen mits het niet al te lang geleden is geweest. Men moet je nog wel kunnen herinneren. Maar houd je wel dicht bij het onderwerp waar ze destijds interesse in hebben getoond.

Profilering & segmentatie

Wel doen: Monitor en profileer je de ontvangers van je e-mailberichten? Dan moet je ze hiervan op de hoogte stellen. Behalve informeren, leg ze ook duidelijk uit dat je deze activiteiten doet om ze van dienst te zijn. Door hun gedrag te analyseren, wil je hen berichten en content sturen dat beter op hun wensen is afgestemd. Als ze daar niet van overtuigd zijn, dan moeten ze de mogelijkheid hebben om zich aan deze monitoring en profilering te kunnen onttrekken.

Niet doen:  Wees niet te rigide bij nieuwe contacten. Stop ze niet direct in strak afgebakende hokjes, je kent ze immers nog niet zo goed. Schotel ze diverse vormen van content voor zoals nieuwsberichten, evenementen, algemene (product) updates, whitepapers, tests, quizzen enz. Laat ze maar kiezen wat zij het prettigst vinden en profileer ze aan de hand van die voorkeuren. Hiermee krijgen ze al snel informatie die hen het meeste aan zal spreken op een manier die zij het als het prettigst zullen ervaren. Hierdoor wordt de mate van betrokkenheid steeds beter.

Conclusie & download whitepaper AvG

Verkrijg de benodigde toestemming. Doe er vanaf dat moment alles aan om ze tevreden te houden door ze informatie te sturen waar ze wat aan hebben. Anders trekken ze die toestemming zo weer terug. Want let wel, de AVG verplicht je om het zo makkelijk mogelijk te maken voor je contacten om hun toestemming weer in te trekken. Dan ben je ze weer kwijt.

Heb je geen toestemming, of is het niet duidelijk of er wel of geen toestemming is gegeven, haal ze dan van je lijst. Ze zijn duidelijk niet geïnteresseerd in jou. Dan kun je beter werken aan een come-back. Trek ze weer aan met aantrekkelijke en relevante content, zodat ze je wél de benodigde toestemming geven en je alsnog een relatie met ze kunt opbouwen.

Meer weten?

Download het whitepaper ‘In 6 stappen mailings gereed maken voor het AVG-tijdperk’ hieronder: